Las claves de la gestión documental
Llevar a cabo una correcta gestión documental agiliza el desempeño de las responsabilidades laborales y reduce la posibilidad de pérdida o robo de la información
Del mismo modo que es vital contar con toda la información que necesitamos para desarrollar una tarea determinada, también lo es que esté siempre disponible, localizable y a mano. Ésta es la razón de ser de la gestión documental: una disciplina que va ganando protagonismo gracias al auge de las nuevas tecnologías (TIC), pero que exige una serie de requisitos para que sea eficaz. ¿Sabes qué hay que tener en cuenta para que puedas acceder a una determinada documentación cuando desees?
Casi sin excepción, todos admiramos la habilidad innata de nuestras madres a la hora de organizar la ropa, los libros y los enseres de uso frecuente: no sólo saben dónde están, sino que pueden disponer de ellos en un abrir y cerrar de ojos.
Algo así ocurre en el ámbito empresarial. Y en este caso, a falta de madres, la gestión documental se convierte en el recurso indispensable para tener la documentación bajo control y, al mismo tiempo, agilizar las tareas diarias, especialmente las de tipo administrativo. Además, también contribuye a prevenir problemas como el extravío o robo de información.
Sin embargo, este cometido no es nada fácil, ya que requiere tener en cuenta los siguientes aspectos:
Claves que garantizan una correcta gestión documental
1) Definir las categorías de todas las tareas que se realizan. Se debe concretar al máximo qué tipo de proyectos, expedientes y operaciones se están llevando a cabo, y cuáles son los documentos que intervienen en cada uno de ellos.
2) Establecer métodos de clasificación. No basta con digitalizar un determinado documento en papel: además, habrá que darle el nombre apropiado (si es posible, sujeto a una nomenclatura o que sea descriptivo) para que resulte sencillo recuperarlo todas las veces que sea preciso.
3) Utilizar un código compartido. Si la empresa opta por utilizar metadatos para clasificar sus documentos, todas las personas implicadas en su gestión o consulta tendrán que disponer de una lista con los valores que se pueden asignar a cada metadato. De este modo, y aunque pueda resultar una tarea costosa en términos de esfuerzo y dedicación, nos aseguraremos de que todo el mundo conoce esta clasificación y que, por lo tanto, se emplearán siempre las mismas convenciones.
4) Crear métodos para decidir e introducir los metadatos de cada documento. Sin duda, poner en marcha un protocolo es la mejor manera de estandarizar las labores de categorización de los documentos.
5) Recurrir a la intranet. Disponer de esta herramienta es la solución perfecta para realizar consultas a nivel corporativo, ya que garantiza la privacidad de los documentos entre las personas ajenas a la organización.
6) Apoyarse en otras herramientas informáticas. Es aconsejable reforzar la gestión documental con otros recursos online, como las alertas, las noticias, los foros de opinión, las encuestas o las aplicaciones para controlar flujos de trabajo (workflow).
7) Trabajar en equipo. A la hora de desempeñar estas labores, es recomendable contar con la figura de un líder que coordine y fomente la cooperación entre todos los empleados implicados en la selección y digitalización de documentos, así como en la introducción de los metadatos.
Ésta y otras cuestiones ligadas a la gestión documental se abordan detalladamente en la Carrera en Información y Documentación de UNIBA, diseñado para formar expertos en la gestión del conocimiento, y plenamente preparados para hacerse cargo de la creación, difusión, selección, almacenamiento y transformación de documentos en la era digital.
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